近年、マイクロソフトのクラウドサービスである「Office 365」を導入している企業様を多く見かけるようになりました。
ただ、Office 365の機能の一つである「SharePoint Online」について、
「使い方が分からない」「イマイチ使い倒せていない」という声も未だに良く聞きます。
既に多くの技術系ブログで紹介されている内容ではありますが、
当ブログでもこの話題を取り上げてみたいと思います。
3行まとめ
SharePointは「Webサイトを作るための基盤」です。
サイトの上にファイル置き場や掲示板などのパーツを配置していくことで、
色々な用途に利用することができます。
主な用途
SharePointでは多くのことが実現できますが、
特に以下の用途で利用されている場面を多く見かけます。
- 社内の情報共有サイト(社員向けのお知らせ、掲示板など)
- 文書管理
このあたりは実現の難易度も比較的低く、用途として想像がつきやすいため、
社内で使い始めるための取っ掛かりとしてもちょうど良いと思います。
活用事例
SharePointはWeb画面上で行える設定変更が非常に多く、
更にJavaScriptなどによる開発手段も豊富です。
開発まで選択肢に含めると「だいたい何でもできる」ことになってしまうのですが、
それではブログのネタにならないので、私が考えつく用途をいくつか並べてみます。
- 社員名簿/電話帳
Office 365には、ユーザーのプロファイル情報を保管する機能があります。
使いやすい検索機能を構築すると、社員名簿や電話帳として利用できます。
- 見積/受注/請求管理
SharePointにExcel内の値を連携することができます。
既存の見積書や請求書などに連携設定を追加して、
そのままSharePointで見積管理に利用するなど非常に強力な機能です。
- プロジェクト管理
- 社内ブログ
使い方の簡単な説明
SharePointでは、以下の流れでサイトを作っていきます。
- 「サイト」を作る
「サイト」は、後述する「アプリ」を格納するための箱です。 SharePoint標準では、「チームサイト」などいくつかのテンプレートが用意されていますが、
正直そのまま使えるレベルのテンプレートはありません。。。 空っぽのサイトに「アプリ」を追加していき、サイトを仕上げていく形になります。 - 「アプリ」を作る
「アプリ」はSharePointに情報を格納するための箱です。 「アプリ」には大きく分けて2種類あります。
・ファイル置き場である「ライブラリ」
・データを行と列で管理する「リスト」(Excelの表を思い浮かべて頂ければ大体あってます)
「アプリ」には一覧/編集/新規登録の画面がセットになっていますので、 箱と別に登録機能を作るなどという手間は要りません。楽ですね。 ここに「列」を追加していくと、様々な用途の表やファイル置き場が完成します。 - 権限設定
作成した「アプリ」に対して、閲覧や投稿などの権限を割り当てます。
すごく簡単に記載すると大体こんな感じです。
手作業が多くて割と泥臭いですが、プログラムを書くよりはかなり安価に構築できます。
で、我々の目的に合うものをどうやって作ったらええの?
と、多くの企業様は疑問をお持ちのようです。
お勧めとしては、とりあえずSharePointの標準機能を触って頂くことです。
標準機能のみでの構築であれば、簡単なサイトは調べながら構築できると思います。
今から構築するのであれば、「モダン表示」がお勧めです。
「クラシック表示」はちょっとダサいですし、今後なくなるはずの機能です。
デザインや機能の面で要望を満たさないようであれば
SharePointに強いベンダーを探して開発の依頼をすることになります。
標準機能やベンダーが持っているテンプレートを入れるだけの構築であれば
かなりコストを抑えることができますが、
開発となるとオーダーメイドになりますので費用も上がります。
満足いくサイトを手に入れるためにも、しっかりと要望を伝えましょう。
終わりに
いかがでしたでしょうか。
1記事でのご紹介でしたのでかなり浅めの内容になりましたが、
SharePointの最初の1歩目を踏み出す手助けになれば幸いです。